Organisation de réunions efficaces

Ordre du jour

Un ordre du jour clair et réalisable est la clé d’une réunion réussie.

Le SESJ a créé un modèle d’ordre du jour qui peut être utilisé pour les AGA et modifié pour d’autres réunions.

Voici quelques conseils :

Lors de l’envoi de l’invitation à la réunion aux membres, envoyez une demande de sujets d’ordre du jour. Vous pouvez envoyer l’ébauche d’ordre du jour avec votre message si vous en avez de disponible;
Commencez l’ordre du jour par un mot d’ouverture et les présentations (et/ou un partage de feuilles de présence);
Le prochain point à l’ordre du jour devrait être un vote pour approuver le procès-verbal, puis un vote pour adopter l’ordre du jour;
Ensuite, la Déclaration du SESJ sur le harcèlement devrait être lue. Désignez toujours un ou une membre de confiance de la réunion pour entendre toute plainte pour harcèlement;
Si possible, incluez les noms des personnes qui introduiront ou présenteront chaque élément;
Ordonnez les points de l’ordre du jour de manière stratégique, en vous assurant d’aborder rapidement les points clés de la réunion;
Vous pouvez fixer une limite de temps pour chaque point. Certains animateurs/animatrices préfèrent le faire, tandis que d’autres se contentent de garder un oeil sur l’horloge pour s’assurer que tous les points clés sont abordés et que la réunion se termine à l’heure;
Prévoyez des pauses si la réunion est longue;
Incluez un point à la fin pour les affaires nouvelles.

Pratique exemplaire : Envoyez votre invitation à la réunion et votre projet d’ordre du jour au moins une semaine à l’avance. Vous pouvez encore apporter des modifications à l’ordre du jour et présenter le nouvel ordre du jour au début de la réunion.

RESSOURCES
Modèle d’ordre du jour pour AGA : usje-sesj.com/wp-content/uploads/2021/08/Avis-dassemblee-generale-annuelle-1.docx

Déclaration du SESJ sur le harcèlement : usje-sesj.com/fr/le-coffre-a-outils-des-dirigeant-e-s/harcelement/harcelement-dans-lunion/

Quorum

Toutes les réunions des sections locales du SESJ requièrent un quorum — un nombre minimum de membres votants qui doivent être présents — pour que les affaires soient traitées et les décisions prises. Vous pouvez organiser une réunion d’information pour discuter des questions sans qu’il y ait de quorum, à condition qu’aucune décision ne soit prise.

Le quorum de votre section locale se trouve dans les règlements internes de votre section locale.

Si les règlements internes de votre section locale n’indiquent pas le nombre requis pour le quorum, la section locale doit adopter un amendement identifiant un nombre.

Si votre section locale a besoin d’aide pour rédiger une modification sur le quorum, communiquez avec votre VPR.

RESSOURCE
Règlements internes de votre section locale : Si le président ou la présidente de votre section locale n’a pas une copie des règlements internes de celle-ci, il peut communiquer avec l’équipe des finances et de l’administration du Bureau national à l’adresse USJEfinanceSESJ@psac-afpc.com.

Présidence

Le président ou la présidente préside habituellement les réunions de la section locale, et un vice-président ou une vice-présidente préside si le président ou la présidente n’est pas présent. Toutefois, la tâche de présider une réunion peut incomber à n’importe quel dirigeant ou dirigeante dans le cas rare où le president ou la présidente et le vice-président ou la vice-présidente sont absent-e-s. En outre, si le président ou la présidente présente un point, un autre dirigeant ou une autre dirigeante de la section locale prend la présidence pour ce point.

La réunion doit respecter les Règles de procédure de l’AFPC. Pour toute question de procédure non couverte par les Règles de l’AFPC, suivez les Règles de procédure de Bourinot.

Pratique exemplaire : Prévoyez une feuille de présence qui comprend des espaces pour que les participants et participantes signent, impriment leur nom et donnent leur adresse courriel personnelle. Cette feuille de presence vous fournira ainsi une liste complète des membres pour indiquer le quorum pour toute résolution adoptée ou décision prise.

RESSOURCES
Règles de procédure de l’AFPC : syndicatafpc.ca/regles-procedures-applicables-reunions-lafpcRègle

Règles de procédure de Bourinot : usje-sesj.com/fr/manuel-des-dirigeant-e-s-de-section-locale/reglesde-procedure-de-bourinot

Principes directeurs

Les dirigeants et dirigeantes de section locale doivent suivre les Principes directeurs du SESJ à tout moment. Dans l’exercice de vos fonctions, n’oubliez pas :

D’agir avec honnêteté et intégrité;
De respecter tous les membres;
De se faire le champion de l’obligation d’adaptation et du devoir de juste représentation (DJR). Pour une définition du DJR, veuillez vous reporter à la page 54 dans le Manuel des dirigeant-e-s de section locale;
De ne pas faire de commérages et de ne pas prendre parti à un conflit;
De ne pas oublier que vous représentez tous les membres.

RESSOURCE
Principes directeurs du SESJ : usje-sesj.com/fr/principes/

Déclaration sur le harcèlement

Il est important de désigner une personne de confiance qui sera le point de contact pour toute personne ayant une plainte de harcèlement liée à une réunion de la section locale. Il peut s’agir de votre VPR s’il ou elle est présent-e à la réunion ou d’un autre membre de confiance.

Assurez-vous de lire la Déclaration du SESJ sur le harcèlement au début de vos réunions et veillez à ce que la personne qui traite les plaintes soit annoncée.

La plupart des provinces et territoires du Canada ont adopté des lois strictes contre le harcèlement et l’intimidation. Nous vous encourageons à vous comporter de manière responsable.

Les comportements inappropriés vont des remarques offensantes à la violence physique, en passant par les injures, les blagues de mauvais goût et les descriptions dégradantes d’autres membres ou collègues de travail avec lesquels vous êtes en désaccord. Aucun de ces comportements n’est acceptable, et le fait de s’y livrer diminue votre légitimité et celle du syndicat. Tout débat doit être mené avec dignité, décorum et respect pour les opinions des autres.

Les brimades, les injures et autres comportements agressifs ne doivent jamais être tolérés.

RESSOURCE
Déclaration du SESJ sur le harcèlement : usje-sesj.com/fr/le-coffre-a-outils-des-dirigeant-e-s/harcelement/harcelement-dans-lunion/

Procès-verbaux

Le procès-verbal constitue un compte rendu des décisions, des actions, de la participation et d’autres informations utiles de votre réunion. Demandez à quelqu’un, de préférence avant la réunion, de rédiger la proces-verbal. Essayez d’envoyer le procès-verbal aux participants le plus rapidement possible après la réunion.

Le procès-verbal doit suivre l’ordre du jour et inclure :

Noms des participants (vous pouvez joindre une feuille de présence de la réunion);
Nom de la section locale;
Date de la réunion;
Adoption du procès-verbal de la réunion précédente;
Nom du président ou de la présidente, du rédacteur ou de la rédactrice du procès-verbal et des dirigeants et dirigeantes de la section locale qui sont présent-e-s;
Brefs résumés de chaque point de l’ordre du jour et de toute décision prise;
Toutes les motions – noms des auteurs et des seconds, adoption ou rejet de la motion;
Toutes les mesures de suivi, toutes les personnes déléguées et tous les délais d’achèvement.

Faites en sorte que votre compte rendu soit aussi bref que possible tout en couvrant toutes les informations ci-dessus.